Accompagnement Assistante Formations & Qualiopi
Pour formateurs, OF, coachs, thérapeutes
Déplacements possible dans un rayon de 40 km autour de mon domicile dans l’Aube (sur demande)
Mon rôle
J’accompagne les organismes de formation et les formateurs indépendants sur tout l’administratif lié aux actions de formation : documents, portails (NDA, EDOF, Kairos), dossiers financeurs (CPF, OPCO, France Travail) et conformité Qualiopi.
Objectif : un administratif maîtrisé, des preuves structurées, et des audits sans stress.
Prestations proposées
Formes possibles d’intervention :
- À l’heure (45 €/h) mini 3h/mois, facturation mensuelle sur temps réellement passé
- Au forfait mensuel (dégressif selon volume)
- En mission ponctuelle (ex : Qualiopi, BPF seul, NDA seul…)
Assistanat administratif de formation (classique)
- Devis / convocations / attestations / contrats
- Suivi des apprenants : inscriptions, présences, relances
- Archivage
- Questionnaires à chaud et à froid et évaluations
- Suivi des inscriptions
- Relation financeurs : CPF, OPCO, France Travail
Missions spécifiques ou
« à la carte »
- Portails : NDA (constitution/dépôt/suivi), EDOF, Kairos, Carif-Oref (création, mises à jour)
- Dossiers de financement (CPF, OPCO, pôle emploi etc)
- Mise en conformité ou accompagnement Qualiopi (hors ou dans un suivi global) : preuves par indicateur, plan d’actions, check pré-audit
- Création ou adaptation de modèles personnalisés (devis, conventions, questionnaires, etc.)
Outils
et
supports
- Utilisation de Teetche (avec paramétrage complet ou partiel par mes soins)
- Utilisation de Notion Qualiopi (pour le classement documentaire, les indicateurs)
- Notion Friends : pour le suivi entre moi et le client (factures, suivi, etc.)
- Utilisation de vos outils métiers interne
- Arborescence drive/notion, règles de nommage, procédures courtes.
Outils et supports
- Utilisation de Teetche (avec paramétrage complet ou partiel par mes soins)
- Utilisation de Notion Qualiopi (pour le classement documentaire, les indicateurs)
- Notion Friends : uniquement pour le suivi entre moi et le client (factures, suivi, etc.)
- Utilisation de vos outils métiers interne
- Arborescence drive/notion, règles de nommage, procédures courtes.
Vos espaces de travail
Espace “friends”
Un espace Notion clair utilisé comme un tableau de bord commun pour travailler ensemble et centraliser nos échanges : suivi des demandes, pièces attendues, décisions prises, historique clair sans mails perdus.
Utilisation : uniquement pour notre communication interne et le suivi des actions.
Utilisation de Teetche
Teetche est un logiciel sous abonnement, à votre charge, qui centralise toute l’organisation de vos formations.
Je suis partenaire officielle, ce qui me permet de vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil si vous décidez de bénéficier de cette plateforme.
Attention à bien passer par moi pour votre inscription
Accompagnement Qualiopi
Une prestation ponctuelle sans engagement, entièrement organisée via mon espace Notion structuré, dédiée à la préparation de vos documents Qualiopi.
Idéal pour structurer votre dossier en vue d’un audit initial ou d’un renouvellement.
Ce pack est conçu pour une intervention d’environ 10 à 12 heures de travail
Toute demande dépassant ce périmètre pourra faire l’objet d’un complément horaire facturé à 45 € HT/h.
✅ Tâches incluses :
- Diagnostic initial de vos documents existants
- Élaboration ou mise à jour de tous les documents obligatoires (procédures internes, référentiel qualité, documents de suivi, etc.)
- Organisation des éléments par critère dans l’espace Notion
- Mise en page avec votre charte graphique
- Échanges réguliers (asynchrone ou visio selon besoin)
🧭 Important :
⏳ Pour toute préparation à un audit, un délai minimum de 3 mois est recommandé, selon votre niveau d’avancement.
🚫 Ce que cette prestation ne comprend pas :
- Audit blanc
- Présence ou assistance pendant l’audit
- Aide sur les démarches VAE
Sans modèles – 600€ HT
- Vous fournissez vos propres modèles
- Mise en page avec votre charte graphique
- Organisation claire : toutes les pièces au bon endroit
- Adapté à la version 9 du référentiel Qualiopi
Avec modèles – 800€ HT
- +60 modèles prêts à l’emploi (convocations, émargements, attestations, conventions, fiches de suivi Qualiopi, etc.)
- Mise en page avec votre charte graphique
- Organisation claire : toutes les pièces au bon endroit
- Adapté à la version 9 du référentiel Qualiopi
Mes forfaits mensuels
Ces packs offrent un support administratif à 45 €/h dégressif suivant les packs avec un minimum de 3 mois d’engagement. Choisissez le volume horaire adapté à vos besoins : 5, 10 ou 15 heures par mois.
Sur devis au delà de 15H/mois.
📌 Vous avez la possibilité de choisir un accompagnement intégré avec la plateforme TEETCHE (logiciel sous abonnement, à votre charge). Attention à bien passer par moi pour votre inscription
Je suis partenaire officielle, ce qui me permet de vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil.
Pourquoi Teetche ?
Teetche centralise toute l’organisation de vos formations :
- inscriptions automatisées
- convocations envoyées en 1 clic
- documents générés automatiquement (émargements, attestations…)
- archivage simplifié
- extranet dédié aux apprenants…
En tant que partenaire, je vous accompagne dès la mise en route :
- Paramétrage complet selon vos formations (à l’heure en dehors du pack mensuel)
- Création des modèles
- Prise en main de la plateforme
- Suivi régulier
Teetche vous fait gagner du temps au quotidien, et moi je suis là pour le structurer avec vous.
Pack Coup d’envoi
5 h/mois – 225€ HT
Forfait de démarrage idéal pour lancer votre activité de formation avec un appui régulier (5h/par mois).
Tâches incluses :
- Mise en place des premiers processus administratifs (inscriptions stagiaires, suivi des présences)
- Création des documents de base : conventions de formation, feuilles d’émargement, convocations, etc.
- Gestion des inscriptions et envoi des convocations aux apprenants
- Recueil initial des feedbacks stagiaires (mise en place de questionnaires de satisfaction)
Pack Vitesse de croisière
10 h/mois – 440€ HT
Pour un rythme de croisière, ce pack assure un suivi administratif mensuel plus soutenu sur 10h.
Tâches incluses :
- Gestion continue des sessions de formation (planning, convocations …)
- Suivi des apprenants : réponses aux demandes, relances et gestion des absences
- Gestion des documents officiels : émission des attestations de formation, envoi des feuilles de présence et archivage
- Analyse mensuelle des évaluations de satisfaction et reporting synthétique des retours stagiaires
Pack Régie autonome 15h/mois 630€ HT
L’offre complète : 15h/mois pour déléguer la gestion administrative de votre organisme de formation.
Tâches incluses :
- Prise en charge globale de l’administration des formations (de l’inscription des stagiaires jusqu’au suivi post-formation)
- Interface avec les partenaires financeurs (OPCO, CPF) et gestion des dossiers de financement le cas échéant
- Mise à jour et amélioration continue des procédures internes ( avec le pack notion qualiopi)
- Préparation aux audits
Pack Coup
d’envoi
5 h/mois –
225€ HT
Forfait de démarrage idéal pour lancer votre activité de formation avec un appui régulier (5h d’assistance par mois).
Tâches incluses :
- Mise en place des premiers processus administratifs (inscriptions stagiaires, suivi des présences)
- Création des documents de base : conventions de formation, feuilles d’émargement, convocations, etc.
- Gestion des inscriptions et envoi des convocations aux apprenants
- Recueil initial des feedbacks stagiaires (mise en place de questionnaires de satisfaction)
Pack Vitesse de croisière
10 h/mois –
440€ HT
Pour un rythme de croisière, ce pack assure un suivi administratif mensuel plus soutenu sur 10h.
Tâches incluses :
- Gestion continue des sessions de formation (planning, convocations …)
- Suivi des apprenants : réponses aux demandes, relances et gestion des absences
- Gestion des documents officiels : émission des attestations de formation, envoi des feuilles de présence et archivage
- Analyse mensuelle des évaluations de satisfaction et reporting synthétique des retours stagiaires
Pack Régie autonome 15 h/mois –
630€ HT
L’offre complète : 15h/mois pour déléguer la gestion administrative de votre organisme de formation.
Tâches incluses :
- Prise en charge globale de l’administration des formations (de l’inscription des stagiaires jusqu’au suivi post-formation)
- Interface avec les partenaires financeurs (OPCO, CPF) et gestion des dossiers de financement le cas échéant
- Mise à jour et amélioration continue des procédures internes ( avec le pack notion qualiopi)
- Préparation aux audits
📌 Toutes les missions sont adaptables en fonction des besoins du client dans les packs.
➡️ Option Pack Qualiopi :
disponible à 480 € HT sans modèles (tarif réduit si souscrit avec l’un des packs)
et 680 € HT avec modèles (en complément de l’accompagnement mensuel).
Partenaires & associations
Je travaille avec des partenaires de confiance et je suis engagée auprès d’associations professionnelles.
Travailler avec moi
Travailler avec moi, c’est choisir un accompagnement bienveillant et sur mesure. Que vous ayez besoin d’un coup de main ponctuel, d’un soutien pendant une absence ou d’une collaboration sur le long terme, je suis là pour vous épauler avec réactivité et confiance. Mon objectif : vous simplifier la vie au quotidien et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel, en toute sérénité.
Ils m'ont fait confiance
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